Erfolgreich telefonieren – Teil 2

In unserem Blog haben Sie bereits in der letzten Woche über die ersten fünf Erfolgsfaktoren für ein Telefonat lesen können. Damit sollten Sie bereits perfekt in Ihren Anruf gestartet sein. Aber was, wenn das Gespräch an Fahrt gewinnt? Fragen, zuhören, führen – aber lesen Sie selbst.

Richtig telefonieren: So geht's!

6. Brücken schlagen

Ein Telefonat hat immer etwas Unpersönliches, insbesondere, wenn Sie Ihren Gesprächspartner noch gar nicht kennen. Darum ist es wichtig, so bald wie möglich eine Brücke zu schlagen. Sie können zum Beispiel gemeinsame Bekannte erwähnen, auf Empfehlungen verweisen oder Referenzen nennen. Eine weitere Hilfe können aktuelle Ereignisse oder das Branchengeschehen sein, die einen Bezug zum Umfeld des Gesprächspartners herstellen. So schaffen Sie Vertrauen.

7. Gesprächsführung

Versuchen Sie, während des Gesprächs nicht in die Defensive zu gelangen. Zeigen Sie sich proaktiv, in dem Sie beispielsweise Fragen stellen. Wichtig: Sammeln Sie dabei möglichst viele „Jas“. Hat Ihr Gesprächspartner Einwände, bleiben Sie konsequent und verfolgen Sie Ihre eigene Linie, allerdings ohne stur oder störrisch zu sein. Wenn Sie selber Informationen geben, tun Sie dies präzise und formulieren Sie knapp und verständlich. Versuchen Sie dann Ihren eigenen Gesprächsanteil mit einer Frage zu schließen. So können Sie das Gespräch zielgerichtet führen.

8. Aktives Zuhören

Wer viel fragt, sollte auch gut zuhören. So signalisieren Sie Interesse für die Themen und Wünsche des anderen. Achten Sie aber nicht nur auf das, was Ihr Gegenüber sagt, sondern auch auf das, was er nicht sagt. Bewusste Auslassungen verraten sehr viel über die Interessen Ihres Gesprächspartners. Mit bewusstem Zuhören sammeln Sie wichtige Informationen, die Ihnen helfen, das Gespräch entscheidend zu beeinflussen und zu lenken.

9. Gesprächsabschluss

Wenn Sie unser Tipps bis hierher umgesetzt haben, ist Ihr Telefonat vermutlich gut verlaufen. Setzen Sie nun noch einen positiven Akzent, in dem Sie das Gespräch optimal beenden. Beziehen Sie sich dabei am besten auf Absprachen, die Sie während des Telefonats getroffen haben:
„Ich freue mich, auf unser Treffen am...“ „Ihre Informationen waren sehr hilfreich.“ „Ich kümmere mich nun direkt um...“ „Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.“

10. Nachbereitung

Nach dem Telefonat ist vor dem Telefonat. Machen Sie sich noch während des Gesprächs Notizen und sortieren sie diese direkt im Anschluss. Ergänzen Sie dann Ergebnisse und etwaige Absprachen. Insbesondere wenn versprochen haben, offene Fragen zu klären oder Unterlagen zuzuschicken, ist eine kurze Notiz hilfreich. Auch Termine oder andere Vereinbarungen geraten allzu schnell in Vergessenheit. Am besten bemühen Sie sich, soviel wie möglich direkt nach dem Telefonat zu erledigen. Dann kann nichts schief gehen.